どんな人にも1日の時間は、24時間しかありません。仕事ができるか、できないかは、この24時間をいかに効率良く使えるかにかかっています。効率良く仕事ができればストレスも軽減されますし、最終的には自分のやりたい仕事をする時間だって確保できますよ。
それでは、効率を上げるための13の習慣をご紹介します。
- 仕事開始時刻を早くする
これは最近では実践している人も多いと思います。始業時刻の前や、朝早い時間に仕事をすると、電話やチャット、会議などに邪魔されることが無いので、すこぶる仕事がはかどります。静かな時間の中で仕事に集中できるので、時には他の人が仕事を始める前に、いくつかまとまった仕事を終わらせることもできます。
- 時間を区切る
仕事をする時間が長いほど、より多くの仕事ができて生産性もあがるはず、と思っている人にとっては意外に思えるかもしれませんが、時間は短く区切った方が、効果的に仕事をすることができます。例えば、1日7時間働くとしたら、1時間毎に7つに区切り、同じように仕事も7つのタスクに分けて、重要な仕事から先に片付けてしまいましょう。制限時間があると集中力も上がり、生産性も上がります。
- To-doリストを短くする
まず、やらなければならないこと、やりたいことをすべて洗い出して、To-doリストを作りましょう。それから、本当にしなければならないこと、すぐにやらなければならないことを、1〜3つ厳選して、短いTo-doリストを作ります。その短いTo-doリストの仕事を、1日ですべてクリアできれば、それだけでもかなり充実すると思いますよ。メールのチェックやサイトを見る前に、まずその短いリストの最重要仕事に取りかかりましょう。
- 仕事の邪魔になるものはまとめてやる
仕事の邪魔になるものというのは、メール、ブログ、Twitter、mixiやFacebookなどです。誰もが心当たりがあるでしょう。それらは時間を決めて、まとめてやるのがいいそうです。時間は1日の中でもなるべく遅い方がよく、例えば15〜16時の1時間だけそれらをやると決めるのです。ただし、メールやブログなどは仕事と関わっていることもありますので、このやり方は現実的ではない人も多いでしょう。その場合は、1時間おきに10分だけ時間を決めて、これらをやるという方法もアリです。ただし、この場合は必ず10分以内に終わらせてください。
- メールは短く
メールというのは、本当に1日の多くの時間を奪われます。ですから、すべてのメールを3〜4文で終わらせるように短くするのです。これでまず、メールや返信を書く時間がかなり短くなります。次に、自分の書いたメールに対する返信も短くなるので、メールを読む時間も短縮できます。一挙両得です。
- 会議の時間を短く設定する
Googleの役員の中には、5分しかミーティングに出ない人もいるそうです。他の人は、その5分のために入念に準備をし、簡潔に報告しなければならないので、おのずとミーティングの内容も濃いものとなります。これは極端な例だとしても、会議の時間を短く設定すると、そのような効果があります。報告系の会議などは、資料やメーリングリストでの情報共有で済むかもしれませんし、他のコミュニケーション方法で会議を減らすことができれば、1週間で数時間は時間を節約することができると思いますよ。
- 自動化する
日々の雑事を減らすことが、大事な仕事やクリエイティブな仕事の時間を増やすのです。ですから、どんな些細なことでも自動化できるものは、自動化しましょう。本当に無駄な作業であれば、お金を払ってでもサービスや商品を買って、自動化してもいいと思います。小さなことですがテキストの入力補助や、ショートカットキーを使いこなすことから始めてみてはどうでしょう。
- 電子化する
大量の書類を処理することには慣れてしまったかもしれませんが、会社で必要な書類はできるだけ電子化する方が、かなりの時間の節約になります。これは自分の仕事の効率化というよりも、組織の仕事の効率化にも繋がりますので、すぐに実行できるものではないと思いますが、長期的な視点で見ても、できることから少しずつ始めていくのが賢明です。
- 机の上をキレイにする
8とは逆に、これはすぐにでも始められることです。まず机の上の物を一切無くします。そして、本当に机の上に必要な物だけを戻します。それ以外の物は「ファイリングする」、「誰か必要な人にあげる」、「引き出しやキャビネットに入れる」、「リサイクルする」、「捨てる」のいずれかに当てはめて、どんどん処理していきましょう。判断も迷わず、瞬時に。終わったら、すぐ仕事に戻りましょう。
- 仕事場を離れる
仕事場を離れることができるのであれば、誰にも邪魔されず集中して落ち着いて仕事ができる場所を見つけましょう。いわゆるサードプレイスです。そして、そこでネットに繋がず仕事をこなし、終わったらネットに繋いでそれをメールで送るなり、アップロードするなりします。もし自宅で仕事が可能なら、それがいいと思いますよ。1週間に1度、1日のうち1時間、週のうち半分、可能な限りそうしてみてください。
- 息つく暇も必要
仕事に集中するには、適度な息抜きも必要です。仕事場の中を単に歩き回るもよし、誰かとちょっとおしゃべりするもよし、外に出て新鮮な空気を吸えれば、もっといいです。動き回ったり、首や肩を回したりマッサージすると、血のめぐりが良くなり、リフレッシュできます。原文では15〜20分に一度とありますが、30〜60分に一度でも十分効果的だと思います。
- リセットする
長時間集中力を持続するのは難しいので、仕事を始めて数時間後に集中力が途切れてきたなと思ったら、一度リセットしましょう。リセットの儀式のようなものがあると、よりいいでしょう。すべてのアプリケーションを一旦落としてみるとか（もちろんその前に保存してくださいね）、3で作った短いTo-doリストを見直してみるとか、11の息抜きをするのでもいいと思います。1日に数回リセットすると、再度集中しやすいですよ。
- まとまった時間を作る
1〜12に慣れてきたら、今度はできるだけ長いまとまった時間を作ってみましょう。その時間で、本当に重要な仕事や、じっくり取り組みたいクリエイティブワークをやるのです。ミーティングはもちろん、メールやネットにも邪魔されないようにし、本当に自分がやりたいことができる時間を確保します。
一つ一つは、本当にシンプルで簡単なことばかりです。これらをすべてとまではいかなくても、できるだけ多く習慣化することが、仕事を効率良くこなすことに繋がると思います。継続は力なりですので、何か一つでも始めたら、ぜひとも続けてくださいね。
13 Small Things to Simplify Your Workday [Zen Habits]
Jason Fitzpatrick（原文／訳：的野裕子）
